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Marie Laure Gauvin
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Redonner de l’efficacité et du plaisir aux réunions… pour ne plus « perdre de temps » en réunionnite

« Les cadres passeraient en moyenne 16 ans de leur vie professionnelle en réunion selon une étude du cabinet Perfony publiée le 17 février dernier, soit un peu plus de 3 heures par jour. Si 98% des personnes interrogées dans l’étude jugent que ces réunions sont nécessaires, les ¾ considèrent également qu’elles y perdent leur temps ». Alors, changeons de pratiques !

Préparer les réunions, bien les conduire, et suivre les décisions est capital, car au-delà de servir à organiser la production, elles servent aussi à réguler les relations humaines et donc à améliorer la qualité de la production. Si le leader du groupe (c’est-à-dire l’animateur) ne s’est pas mis au clair sur ce qu’il attendait de la réunion, il y a de forte chance pour que les discussions tournent en rond, et qu’aucune décision ne se prenne. Mais fort heureusement, on peut faire autrement. Ce n’est pas une recette miracle, mis en appliquant quelques principes, on peut être plus efficace, tout en gardant une qualité relationnelle. Et si les réunions continuent à « mal tourner », le problème se situe peut-être à un autre niveau de l’entreprise.

Comment améliorer l’efficacité de la réunion, ce « réservoir de productivité » ? Tout d’abord, en préparant. Ne nous méprenons pas : il ne s’agit pas de tout prévoir (l’issue des discussions, les objections, les décisions…), mis de clarifier pour chaque point de l’ordre du jour « Qu’est-ce que j’en attends ? ». Un avis, une décision et son plan d’action, une information ? Ceci permettra à l’animateur de savoir quand recentrer les discussions qui s’éloignent du sujet.

Ensuite, le démarrage de la réunion est important (voir la déambulation « Pourquoi créer du lien entre les membres d’un groupe ? ») et ce n’est pas une perte de temps que de redonner la parole à chaque participant pour créer de « l’intimité » selon Eric Berne, de l’appartenance, qui permettra un haut rendement car les personnes se sentent bien.
Ne partez surtout pas sans avoir distribuer les rôles, caller les échéances et préciser le contenu si une décision doit être suivie d’effet ! Le leader pourra, entre les réunions, demander où en est le travail et accompagner le réalisateur au cas de difficulté.

Source de ma déambulation : « Pourquoi les cadres perdent leurs temps en réunion ? » www.bfmtv.com

marie-laure gauvin


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